Керуй своїм часом просто
Черговий календарний рік добігає кінця, а це означає, що багатьом із нас доведеться завершити купу справ: закрити звітність на роботі, завершити проект, купити всім подарунки, спланувати дозвілля, зателефонувати всім родичам. Уміння розставляти пріоритети і швидко орієнтуватися — незамінні навички успішних людей. Але в стресових ситуаціях ми часто хапаємося за все підряд. Будучи зайнятою людиною, Дуайт Ейзенхауер, 34-й президент США, дотримувався принципу «Не всі термінові справи важливі, і не всі важливі справи — термінові».Матриця, що відображає цей принцип, названа на його честь. Вона дозволяє планувати і раціонально розподіляти ресурси.
Матриця складається з чотирьох квадрантів і виглядає так:
| Термінове | Нетермінове | |
|---|---|---|
| Важливе | Квадрант I: Важливе термінове | Квадрант II: Важливе нетермінове |
| Неважливе | Квадрант III: Неважливе термінове | Квадрант IV: Неважливе нетермінове |
Звісно, вона працює в тому випадку, якщо у вас є цілі і вони поставлені грамотно. Адже щоразу вам потрібно відповідати на два питання:
- це термінове?
- це важливе?
Якщо термінових справ може бути нескінченна кількість і життя нам їх підкидає постійно, то ступінь важливості кожної з них ми можемо визначати самі. Та й терміновість, чесно кажучи, теж далеко не завжди об’єктивний критерій. Зателефонував однокласник, з яким не спілкувалися сім років, просить зустрітися з його товаришем і дати тому роботу. Термінове? Важливе? Узгоджується з вашою ціллю? До якого квадранта віднести?
Важливі термінові
Справи, які потрібно зробити негайно. Вони безпосередньо стосуються досягнення цілей або є життєво важливими. У реальному світі важливі термінові справи можуть виникати позапланово і не з нашої вини. Наприклад, погіршення здоров’я, дитина, яка потребує турботи, раптові складнощі на роботі тощо.
При грамотному плануванні та управлінні завданнями їх не повинно бути багато. Якщо ж ця умова не виконується — значить, потрібно звернути увагу на самодисципліну або цілепокладання.
Також усі справи різко стають терміновими й важливими тоді, коли ми не можемо сказати «ні». Безвідмовність грає з нами злий жарт. Ми стаємо тими, кому делегують свої важливі нетермінові або важливі термінові завдання інші люди. Відмовити може бути складно з ряду причин, але робити це необхідно. Апелюйте до власних термінових справ, запропонуйте в якості альтернативи іншого помічника, попросіть паузу або вкажіть зручні для вас часові рамки, перенаправте завдання самому запитувачу: що може зробити він? А головне — тримайте в голові свою ціль. Пам’ятайте, що постійне перебування в режимі виконання важливих і термінових завдань погано позначається на самопочутті: ми не встигаємо зупинитися, переосмислити, оцінити результат, — зрештою просто вигораємо.
Важливі нетермінові
Цей квадрант містить важливі завдання, які можна виконувати поступово. Тут якраз розгортається все мистецтво планування, адже це справи, які важливі, але є час скласти покроковий шлях щодо їх виконання. Вважається, що люди, зосередивши свою увагу саме на цьому квадранті, досягають найбільших успіхів. Вони дають собі можливість більш змістовно і ґрунтовно підходити до питань, ретельно планувати, відстежувати проміжні результати і бути гнучкими. Тут також розміщуються справи, пов’язані з необхідною рутиною: турбота про своє здоров’я (профілактика, медитації, режим дня, харчування, спорт), робочі завдання, навчання тощо. Важливі нетермінові справи можуть стати важливими терміновими — тому не варто затягувати з їх виконанням.
Неважливі термінові
Те, що відволікає нашу увагу від важливих термінових і важливих нетермінових справ: довгі телефонні розмови, непотрібні зустрічі, ремонт електроніки та все таке інше. Неважливі термінові справи часто стосуються компетенцій інших людей, тому їх зручно делегувати комусь: нехай мікрохвильовку полагодить майстер — навіщо витрачати час на вивчення інструкцій, відеороликів і спроби здійснити диво, коли на носі реальні серйозні завдання, що вимагають вашої уваги?
Неважливі нетермінові
Пожирачі дорогоцінного часу. Якщо завдання з попереднього квадранта злегка відволікають нас від основних цілей, то неважливі нетермінові справи не приносять жодної користі, а швидше шкодять. Сюди можна віднести нескінченне гортання стрічки Instagram або іншої соціальної мережі, пусті листування з товаришами, багатогодинні перегляди серіалів або телешоу, комп’ютерні ігри тощо. Неважливі нетермінові завдання завжди легкі і ні до чого не зобов’язують. Хитрість їх у тому, що вони непомітно можуть перекривати природний хід виконання важливих термінових і важливих нетермінових справ.
Як ви вже здогадалися, четвертий квадрант повинен займати мінімум простору в житті, якщо є ціль з конкретними строками. Це не означає, що ви не маєте права на відпочинок. Тут якраз діє правило «ділу — час, потісі — година». Відпочинок важливий і необхідний, і його потрібно планувати як важливу нетермінову справу — і не доводити до крайнощів.
Матриця Ейзенхауера гарна тим, що її легко можна застосувати до будь-якого процесу: від глобальної життєвої місії до банальної підготовки до новорічних свят. Наприклад, у моєму випадку купівля подарунків — важлива нетермінова справа, тому я почала її виконання з перших днів листопада 🙂 Якщо ваші цілі поставлені правильно, ви впевнені в собі і готові діяти — труднощів бути не повинно. Гнучкого застосування інструменту і успіхів!
Автор: Юлія Гридасова, психолог, психотерапевт
